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P3ec软件中的物资管理

上传：NorthernStar 来源：zhulong [2007年4月16日]

图一

图二

图三

图四

图五

图六

图七

图八

图九

图十

图十一

图十二

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北京普为海通软件技术有限公司，为美国primavera Systems,Inc.公司认证增值代理商，从事P3ec系统软件的销售、应用实施及咨询服务。公司由多年项目管理软件应用与实施经验的人员组成。致力于项目管理软件销售、应用实施、项目管理咨询服务等。曾组织完成了奥组委、国家电力公司、西气东输、阳光100等大型项目或公司的项目管理软件应用与实施。我们致力于将国际先进的项目管理思想与方法与我国项目管理实际情况结合，帮助用户实现项目管理的整体解决方案。

　　随着项目管理思想的不断推广，越来越多的项目管理者都意识到科学的项目管理对项目的成功实施起到了巨大的作用。在应用实践当中，项目管理中的物资管理一直是项目管理中的难点，物资采购在工程项目投资中占有很大的比重，主要物资采购的进度，将会直接影响工程项目的进度管理。而在实际的管理过程中，作业工序和物资采购往往容易产生脱节，造成物资管理部门不能及时地根据工程进度安排物资设备采购，同时工程管理部门也不能及时了解材料设备的具体到货情况，造成施工工期的延误。

　　P3ec项目管理软件是目前项目管理软件的标准化软件，在工程项目管理中得到了广泛的应用。P3ec软件中的物资管理的实现是将物资做为项目的物质资源投入，以主工程进度计划为中心，实现物资采购计划的管理。
　　一、项目物资采购管理的现状：
　　物资管理部门的物资采购管理和工程管理部门的物资使用管理相脱节，导致物资采购频繁出现提前或延迟交货，造成资源及财务的浪费。

　　物资管理部门与工程管理部门沟通渠道的不畅通，导致两部门都无法根据对方的计划调整来及时动态更新本部门的采购计划或施工计划。
　　二、项目物资采购管理的意义：
　　物资采购在工程项目投资中占有很大比重。
　　主要物资采购的进度，将直接影响工程项目的进度管理。
　　根据萨班期法案（SOA），上市公司财务报告必须附加内部控制报告，从业务的角度，对企业财务报表进行分析与备案。
　　三、P3ec中项目物资采购管理的实现流程：（图一）
　　四、P3ec中项目物资采购管理的实现方式：
　　1.1编制物资采购清单
　　把物资做为资源录入到软件的资源库中，并根据物资在不同计划控制深度上的划分方法建立物资的树状结构。物资管理部根据施工组织设计书，建立物资清单。将物资的名称、编码、单价等信息录入到软件中，不能具体确定的，可先定义成角色。此外还可以定义一些自定义字段，将材料设备的附加信息如规格、型号、生产厂商等信息业录入到软件中。（该清单也可以根据工程进展逐渐完善）图二
　　1.2建立物资分类码
　　物资分类码主要是区别不同类别的物资，按不同地属性要求进行管理；主要考虑以下几个方面：
　　1.依据是采购流程的区别；对于不同的物资设备，其采购流程不同，如主设备可能分为：招标、合同签定、起运、验收接货；而辅设备只分为：合同签定、验收接货，提前进厂天数等；
　　2.采购合同：不同的采购合同，采购过程也不一样；
　　3.KKS编码（图三）
　　1.3编制项目施工进度计划
　　计划部门编制进度计划，主进度计划是由专业计划控制工程师编制并报项目经理批准的；主进度计划是项目管理的核心，也是物资采购控制管理依据。（图四）
　　1.4落实每项任务上的物资需求
　　在进度计划的作业上分配对应的设备、材料等物资。包括物资的预算需求数量、资源的工工期、资源的开始、完成时间。（图五）
　　1.5调整物资需求
　　根据具体的材料、设备以及不同的施工作业，调整物资的工期、延时确定物资的计划使用时间等信息，察看调整后的物资计划是否满足施工计划的要求。在主进度计划调整之后及时调整相关的物资供应计划。（图六）
　　1.6形成物资需求的进度计划
　　物资管理的进度计划是在作业的工期范围内，以作业的开始日期为基准点，通过资源的工期、延时、开始日期来编制的。根据完整的计划编制（包括施工计划及对应得物资需求），生成相应的报表和视图，形成项目的物资需求计划。由于以主进度计划的作业开始日期为基准点，一旦主进度计划的作业开始日期发生变化，所有对物资使用需求计划的时间随之变化，由软件自动形成动态计划。（图七）
　　1.7编制物资采购计划
　　物资管理部门根据项目提供的物资需求计划，结合实际的采购管理模式、合同管理模式以及到货、库存、领用的模式，形成物资的采购计划。物资采购的时间计划是根据主进度计划进展情况确定的，对于物资采购计划的编制来讲，是按物资在主进度计划的使用时间进行倒排计划的。物资采购计划必须与主进度计划联动，真实反映主进度计划对物资的需求，包括时间、数量等等（图八）
　　1.8调整物资需求的合理分布
　　在物资计划的管理中，物资的采购数量经常不是均布的。在实际的物资供应的环节中，可以应用软件中的资源曲线定义资源的使用在资源工期范围的分布情况，实现物资供应的精细化管理，调整物资需求的合理分布。平衡采供需之间的矛盾。（图九）
　　1.9物资采购的事务管理
　　P3e/c软件中的采购事务管理，不涉及到具体的事务性的工作，只是通过事先定义的分类码将物资按照一定的规则进行组织，通过一些自定义字段来记录采购过程中的相关信息，为物资的采购过程提供参考。同时也能通过相应的字段使项目的相关人，看到采购的相关信息。（图十）
　　1.10更新实际采购进度
　　物资管理部根据实际的采购情况及物资供应情况，更新软件中的相应数据字段，如物资的到货时间、是否完成采购、物资的实际采购价格等等，物资采购部门通过更新物资采购状态，向主进度计划提供准确的采购信息。（图十一）
　　1.11调整主进度计划
　　主进度计划由于受各种因素的制约，是多变的，动态的。计划编制人员，在物资管理部门完成数据更新后，可以进行进度计算，利用临界值监控来察看物资供应对主进度计划的影响，并做出相应调整。主进度计划调整后，物资采购计划也会随之调整，因此在计划调整后，应注意相关变化。（图十二）
　　通过上述的全过程流转，可以实现项目管理中物资管理的重要功能。
　　实现物资管理同进度管理的联动，使物资采购能做到有的放矢，避免不必要的延迟或提前交货，造成资源及财务浪费。实现动态物资管理，相对准确的反映项目的实际进展，可以对采购相关的事务进行计划管理，如采购招标、订合同、起运、交货等等。通过事先制订的报表，实现物资统计与分析。通过计算机自动更新的报表，物资部门可以准确掌握主进度计划的采购需求，及时掌握需求的变化。
　　可以实现物资费用的精确管理，对物资可以事先预测不同时期的有效单价，实现对物资采购费用的精确预测，可以修改物资不同时期的准确价可知，实现不同单价下的资源费用的精确统计，使项目的材料价调整相对准确，对于同一物资可以同时给出5种单价，进行费用统计与分析。可以提供基于主进度计划的费用报告，与财务报告可以互相补充。
　　通过项目实施的全过程管理，可以形成采购与主进度计划工作模板，实现同类项目采购进度计划的经验估计，逐渐完善集团物资采购的中央数据库，在以后同类项目的招投标过程中，可以相对快速而准确的做出采购物资的具体分析。

　　五、P3ec中项目物资采购管理的实现难点：
　　物资部门须根据项目建立要控制物资清单。
　　选择合适的主进度计划，并且主进度计划能否及时上传。
　　主进度计划要能与物资建立关联。

　　能够下发相关的制度，推动集团所属各项目的计划编制与更新。养成一个基本计划的管理习惯与工作习惯。

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